Recevoir des factures électroniques : ce que doit faire un micro-entrepreneur

L'émission de factures électroniques ne vous concernera qu'au plus tard en septembre 2027. La réception, elle, est déjà obligatoire. Ce guide détaille ce qu'il faut faire concrètement, et comment traiter les factures que vous recevez. Il fait partie de notre dossier sur la facturation électronique.

Qui doit pouvoir recevoir des factures électroniques ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, quelles que soient leur taille et leur forme juridique. Pour un micro-entrepreneur, cela inclut :

• la franchise en base de TVA : ne pas facturer la TVA ne dispense pas de la réforme ;
• les activités exonérées de TVA : l'administration cite l'exemple d'un médecin ou d'un ostéopathe, qui doit avoir choisi une plateforme pour recevoir les factures de ses fournisseurs d'énergie ou d'accès à internet.

Seuls les achats auprès de professionnels sont concernés : les achats que vous faites en tant que particulier ne changent pas.

Comment fonctionne la réception

Le circuit repose sur trois éléments :

• votre plateforme agréée : l'outil où vos factures arrivent et où vous les traitez ;
• l'annuaire des destinataires, géré par l'administration : il indique, pour chaque entreprise, la plateforme où lui adresser ses factures ;
• la plateforme de votre fournisseur : elle consulte l'annuaire et transmet la facture à la vôtre.

Votre fournisseur n'a donc plus besoin de votre adresse e-mail : votre numéro SIREN suffit. Attention, un PDF envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Une facture électronique est un fichier structuré, au format normalisé, lisible par un logiciel.

Les étapes pour être prêt

1. Choisir une plateforme agréée

Le choix est libre. Seules les plateformes figurant sur la liste officielle de l'administration peuvent recevoir vos factures. Plusieurs proposent une offre gratuite qui couvre la réception : voir notre sélection des plateformes agréées gratuites et nos conseils pour choisir sa plateforme agréée.

Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation qui n'est pas une plateforme agréée, il doit être une « solution compatible », c'est-à-dire connecté à au moins une plateforme agréée.

2. Signer l'accord et être désigné dans l'annuaire

À l'inscription, vous signez avec la plateforme un accord formel qui la désigne comme votre plateforme de réception dans l'annuaire. C'est la plateforme qui effectue cette démarche : vous n'avez rien à déclarer vous-même à l'administration.

3. Vérifier votre inscription

Dans votre espace, vérifiez que la réception est bien activée pour votre SIREN. Si vous avez plusieurs établissements (SIRET), l'annuaire permet aussi de désigner une adresse de réception par établissement : votre plateforme vous guide.

4. Prévenir vos fournisseurs réguliers

Ce n'est pas obligatoire, puisque l'annuaire fait le lien. Mais signaler votre plateforme à vos fournisseurs habituels (télécoms, énergie, logiciels, grossistes) évite les factures égarées pendant la transition.

Ce que vous allez recevoir jusqu'en septembre 2027

La réforme s'applique en deux temps. Pendant un an, vous recevrez deux types de factures :

Un fournisseur qui n'est pas encore obligé peut déjà vous envoyer des factures électroniques : vous êtes tenu de les accepter. Les factures PDF ou papier, elles, restent valables jusqu'à ce que leur émetteur entre dans l'obligation. Conservez-les comme aujourd'hui. Pour les dates de chaque étape, voir le calendrier de la facturation électronique.

Refuser ou contester une facture reçue

Le refus : définitif et motivé

Vous pouvez refuser une facture, à condition d'indiquer un motif, par exemple si vous n'en êtes pas le destinataire. Le refus se fait directement sur votre plateforme, et le fournisseur en est informé. Il est définitif : le fournisseur devra émettre une nouvelle facture si elle est due.

Le litige : un statut provisoire

Si la facture comporte une erreur ou ne correspond pas au devis, à la commande ou à la prestation, ne la refusez pas. Utilisez plutôt les statuts provisoires de litige proposés par votre plateforme : ils informent le fournisseur du problème sans clore la facture.

Le cycle de vie de la facture

Chaque facture suit un parcours visible sur la plateforme grâce à des « statuts » (par exemple déposée, mise à disposition, approuvée, en litige, refusée, encaissée). Vous et votre fournisseur voyez ainsi où elle en est, ce qui facilite le suivi des paiements.

Après réception : payer, enregistrer, conserver

• Payer : rien ne change, vous réglez votre fournisseur comme d'habitude.
• Enregistrer : si votre activité y est soumise, inscrivez l'achat dans votre registre des achats. Certaines plateformes le génèrent automatiquement.
• Conserver : les factures d'achat sont des pièces justificatives à garder 10 ans (voir la conservation des justificatifs). Vérifiez si votre plateforme les archive et combien de temps, et exportez-les régulièrement, surtout avant de changer de plateforme.

Questions pratiques

Peut-on utiliser plusieurs plateformes ?

Oui. Une entreprise peut choisir une ou plusieurs plateformes agréées.

Faut-il la même plateforme pour émettre et recevoir ?

Non. Vous pouvez recevoir sur une plateforme et émettre depuis une autre, par exemple en conservant votre logiciel de facturation habituel s'il est connecté à une plateforme agréée. Une seule plateforme reste plus simple à gérer.

Peut-on changer de plateforme ?

Oui, à tout moment. La nouvelle plateforme met à jour votre désignation dans l'annuaire. Récupérez au préalable l'historique de vos factures.

Les erreurs fréquentes

• Penser que la franchise de TVA dispense de recevoir → aucune plateforme désignée → s'inscrire sur une plateforme agréée.
• Choisir un outil absent de la liste officielle → réception impossible → vérifier la liste de l'administration.
• Refuser une facture simplement erronée → facture close définitivement → utiliser le statut de litige.
• Compter sur la plateforme pour l'archivage sans vérifier → justificatifs perdus en cas de résiliation → exporter ses factures régulièrement.
• Attendre septembre 2027 pour s'équiper → factures de grands fournisseurs non reçues → activer la réception dès maintenant.

Pour savoir ce qui s'applique à votre activité, utilisez notre simulateur de facturation électronique.