Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € : ce qu'il faut écrire sur ses factures

Un client professionnel qui paie en retard vous doit deux choses : des pénalités de retard, calculées au jour le jour, et une indemnité forfaitaire de 40 € par facture. Ces sommes sont prévues par le Code de commerce (articles L441-10 et D441-5). Encore faut-il les avoir annoncées.

Ce guide vous donne les taux en vigueur en 2026, une mention prête à copier, deux exemples de calcul et les erreurs à éviter. Il complète notre dossier sur la facturation en micro-entreprise et la liste des mentions obligatoires d'une facture.

Les mentions de paiement obligatoires sur une facture

Pour une facture adressée à un client professionnel (entreprise, association, autre micro-entrepreneur…), quatre mentions concernent le paiement :

Les mêmes conditions (taux des pénalités et indemnité de 40 €) doivent aussi figurer dans vos conditions générales de vente (CGV), si vous en avez. Le micro-entrepreneur est concerné comme toute entreprise : la franchise en base de TVA ne change rien à ces mentions.

Quel taux de pénalités choisir en 2026 ?

Le taux est libre, dans une limite : il ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Si vos CGV ou votre contrat ne fixent aucun taux, c'est le taux de la Banque centrale européenne (BCE) majoré de 10 points qui s'applique. Ce taux BCE est celui en vigueur au 1ᵉʳ janvier pour le premier semestre, et au 1ᵉʳ juillet pour le second.

Le taux de l'intérêt légal retenu ici est celui des « autres cas », c'est-à-dire lorsque le créancier est un professionnel. Les deux taux sont mis à jour chaque semestre.

Quelle formulation privilégier ? Deux options sont possibles :

• un taux chiffré (par exemple 12,40 %) : c'est le plus lisible pour le client, mais pensez à vérifier qu'il reste au-dessus du minimum à chaque nouveau semestre ;
• une formule (« taux de la BCE majoré de 10 points » ou « trois fois le taux d'intérêt légal ») : elle reste valable sans mise à jour de votre modèle de facture.

L'indemnité forfaitaire de 40 € : les règles

• Montant fixe : 40 €, quel que soit le montant de la facture (article D441-5 du Code de commerce).
• Une fois par facture : elle n'est pas due par jour de retard. Trois factures payées en retard donnent droit à 3 × 40 € = 120 €.
• Due même en cas de paiement partiel : un client qui ne règle qu'une partie de la facture à l'échéance la doit aussi.
• Pas de TVA : l'indemnité n'est pas soumise à la TVA. Facturez-la sans TVA, même si vous êtes redevable de la TVA.
• Indemnisation complémentaire : si vos frais réels de recouvrement dépassent 40 €, vous pouvez demander davantage, sur justificatifs. Cette possibilité ne doit pas être mentionnée sur vos factures ni dans vos CGV.
• Jamais pour un particulier : seul un client professionnel peut être tenu de la payer.

La mention à copier sur vos factures

Voici une formulation complète pour une facture adressée à un professionnel. Adaptez la date d'échéance à chaque facture :

Si vous préférez le taux minimum, remplacez la partie sur le taux par « au taux de trois fois le taux d'intérêt légal ». Notre modèle de facture auto-entrepreneur pour clients professionnels contient déjà ces mentions.

Comment calculer les pénalités de retard ?

Les pénalités courent dès le lendemain de la date d'échéance, sans relance ni mise en demeure. Elles se calculent ainsi :

Montant dû × taux annuel × nombre de jours de retard ÷ 365

Exemple 1 : taux BCE + 10 points

Léa, développeuse web, facture 1 500 € à une agence, à régler le 15 septembre 2026. Sa facture prévoit le taux BCE + 10 points. L'agence paie le 15 octobre 2026, soit 30 jours de retard :

• pénalités : 1 500 × 12,40 % × 30 ÷ 365 = 15,29 € ;
• indemnité forfaitaire : 40 € ;
• total à réclamer en plus de la facture : 55,29 €.

Exemple fictif.

Exemple 2 : taux minimum, deux factures

Karim, photographe, a facturé deux reportages de 800 € chacun à la même entreprise, au taux de trois fois l'intérêt légal (8,25 % au second semestre 2026). Les deux factures sont payées avec 45 jours de retard :

• pénalités par facture : 800 × 8,25 % × 45 ÷ 365 = 8,14 €, soit 16,28 € pour les deux ;
• indemnités forfaitaires : 2 × 40 € = 80 € ;
• total à réclamer : 96,28 €.

Sur de petites factures, l'indemnité de 40 € pèse souvent plus lourd que les pénalités elles-mêmes. Exemple fictif.

Délais de paiement : la date d'échéance à respecter

La date d'échéance que vous inscrivez doit respecter les délais légaux entre professionnels :

• 30 jours après la réception de la marchandise ou la fin de la prestation, si rien n'est convenu ;
• au maximum 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois, si vous convenez d'un délai plus long dans le contrat ou les CGV ;
• au maximum 45 jours après la date d'émission pour une facture périodique (récapitulant plusieurs ventes d'un même mois, par exemple).

Certains secteurs ont des délais spécifiques, par exemple 30 jours après l'émission de la facture pour le transport routier de marchandises.

Que risquez-vous si les mentions manquent ?

• Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte (article 1737 du CGI), plafonnée au quart du montant de la facture. Une première infraction n'est pas sanctionnée si elle est réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la première demande de l'administration.
• Une amende administrative jusqu'à 75 000 € pour une entreprise individuelle (150 000 € en cas de récidive dans les 2 ans) si les pénalités et l'indemnité de 40 € ne figurent pas dans les CGV, si le taux n'est pas conforme ou si les délais de paiement ne sont pas respectés (article L441-16 du Code de commerce).

Entre professionnels, la loi prévoit ces sommes dès que le paiement arrive après l'échéance. Mais un client contestera plus facilement une somme qu'il n'a jamais vue sur la facture : les inscrire noir sur blanc facilite vos relances.

Les cas particuliers

• Client particulier : pas d'indemnité de 40 € ni de mention obligatoire sur les pénalités. En cas d'impayé, suivez les étapes de notre guide sur la facture impayée.
• Client qui paie en avance : la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant » suffit si vous n'accordez aucune réduction.
• Réclamer les sommes : indiquez le montant des pénalités et de l'indemnité dans votre relance, puis dans la mise en demeure si le client ne paie toujours pas.
• Facture électronique : à partir du 1ᵉʳ septembre 2027, les micro-entreprises devront émettre leurs factures entre professionnels au format électronique. Les mentions sur les pénalités et l'indemnité restent les mêmes. Voir notre guide de la facturation électronique.

Les erreurs fréquentes

• Écrire « pénalités de retard : 1,5 % » sans préciser s'il s'agit d'un taux mensuel ou annuel → taux ambigu, et inférieur au minimum s'il est lu comme annuel → écrire « par an » et retenir au moins 8,25 % (second semestre 2026), ou une formule légale.
• Garder un taux chiffré d'une année sur l'autre → risque de tomber sous le minimum lorsque l'intérêt légal augmente → vérifier le taux chaque semestre ou utiliser une formule.
• Utiliser le même modèle pour particuliers et professionnels → mentions manquantes pour les uns, indemnité inapplicable pour les autres → garder deux modèles.
• Oublier de réclamer les 40 € → somme perdue → les inclure dans chaque relance d'un client professionnel.
• Mentionner l'indemnisation complémentaire sur la facture → mention interdite → la réclamer seulement en cas de frais réels, sur justificatifs.