Frais de débours en micro-entreprise : règles et facturation

En micro-entreprise, vos cotisations et votre impôt sont calculés sur le chiffre d'affaires encaissé, sans déduction de vos frais réels. Chaque euro refacturé à un client compte donc, en principe, comme une recette. Le débours est l'exception : la somme ne fait que transiter par vous, car la dépense est celle du client.

Encore faut-il que la dépense remplisse des conditions précises, fixées par l'administration fiscale. Ce guide les détaille, explique comment présenter les débours sur une facture et montre, chiffres à l'appui, ce que change une erreur de qualification. Il complète notre dossier sur la facturation en micro-entreprise.

Qu'est-ce qu'un débours ?

Le Code général des impôts (article 267, II, 2°) exclut de la base de la TVA les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs clients (que l'administration appelle « commettants » ou « mandants »).

Concrètement, un débours suppose trois acteurs :

• le client, qui est le véritable acheteur ;
• vous, qui payez à sa place, sur sa demande ;
• le fournisseur (ou l'administration), qui vend au client ou encaisse une somme due par le client.

Pour les professions libérales, l'administration retient un critère simple : en cas de non-paiement, c'est le client qui serait poursuivi, et non vous. Exemples classiques : des droits d'enregistrement, un timbre fiscal, des frais de greffe ou d'annonce légale payés pour le dossier d'un client.

À l'inverse, les dépenses que vous engagez pour exercer votre activité (vos déplacements, vos fournitures, vos logiciels) sont vos propres charges. Les refacturer ne les transforme pas en débours.

Les 4 conditions à réunir

Le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) pose quatre conditions, qui doivent être remplies en même temps :

Si une seule condition manque, la somme perd sa qualité de débours : elle redevient une recette, à déclarer comme le reste de votre chiffre d'affaires.

Débours ou frais refacturés : faire la différence

La confusion la plus fréquente porte sur les frais « remboursés » par le client. Pour l'administration, les frais de déplacement (train, avion, hôtel, restaurant) que vous réclamez en plus de votre prix font partie de votre prestation. Et pour les professions libérales, les remboursements de frais reçus des clients, même égaux aux frais réels, sont des recettes.

Bon réflexe : regardez au nom de qui est le justificatif. Une facture à votre nom désigne presque toujours une dépense à vous, donc une somme à intégrer à votre chiffre d'affaires si vous la refacturez.

Débours, chiffre d'affaires et cotisations

Pour les professions libérales (micro-BNC), la doctrine fiscale est explicite : les débours, « sommes payées par le professionnel pour le compte de son client », sont exclus des recettes à retenir. Ils n'entrent donc pas dans le montant qui sert au calcul de l'impôt et à l'appréciation des seuils du régime micro.

Pour les activités commerciales et artisanales (micro-BIC), le BOFiP ne contient pas de paragraphe équivalent propre au régime micro. Le chiffre d'affaires retenu y est celui des opérations réalisées avec vos clients dans le cadre de votre activité : une dépense engagée au nom du client n'est pas une vente que vous réalisez. En revanche, si vous achetez en votre nom pour revendre, le montant total de la transaction fait partie de votre chiffre d'affaires.

Vos cotisations sociales sont calculées sur ce même chiffre d'affaires encaissé, que vous déclarez à l'Urssaf. Un vrai débours n'y figure donc pas. Pour une situation à la limite, posez la question à votre Urssaf ou à votre service des impôts des entreprises (SIE) depuis votre messagerie sécurisée, avant de déclarer.

Comment facturer des débours

1. Obtenez l'accord du client avant la dépense. Le plus simple : une clause dans le devis (« Les frais d'impression seront commandés au nom et pour le compte du client et refacturés à l'euro près, sur justificatif, au titre des débours »), ou un e-mail de confirmation.
2. Commandez au nom du client. Donnez au fournisseur le nom et l'adresse du client pour que la facture soit établie à son nom.
3. Sur votre facture, séparez nettement les deux parties : votre prestation d'un côté, les débours de l'autre, sur une ligne intitulée par exemple « Débours : frais d'impression (facture Imprimerie X n° 1234 du 15/10/2026) », pour leur montant exact.
4. Joignez une copie du justificatif à votre facture : elle sert de reddition de comptes au client.
5. À l'encaissement, n'inscrivez dans votre livre des recettes que le montant de votre prestation, et notez les débours à part, avec la référence du justificatif.
6. Conservez les justificatifs avec vos factures, pendant dix ans comme le reste de vos pièces (voir notre guide sur la conservation des justificatifs).

Les autres mentions de votre facture ne changent pas : reportez-vous à la liste des mentions obligatoires d'une facture, ou partez de notre modèle de facture auto-entrepreneur.

Deux exemples chiffrés

Exemple 1 : un vrai débours

Sophie, graphiste en libéral non réglementé, crée un flyer pour une association pour 600 €. À la demande écrite de l'association, elle commande l'impression à un imprimeur, qui établit sa facture de 180 € au nom de l'association. Sophie facture :

• création graphique : 600 € ;
• débours, impression (facture jointe) : 180 € ;
• total à payer : 780 €.

Elle déclare 600 € de chiffre d'affaires. Cotisations au taux 2026 des professions libérales non réglementées : 600 × 25,6 % = 153,60 €. Si elle avait déclaré 780 €, elle aurait payé 780 × 25,6 % = 199,68 €, soit 46,08 € de trop. Exemple fictif.

Exemple 2 : des frais refacturés

Marc, formateur en libéral non réglementé, anime une journée de formation facturée 1 200 €. Il achète à son nom un billet de train de 95 € et le refacture au client. Ce billet n'est pas un débours : il est à son nom et sert à réaliser sa prestation.

• chiffre d'affaires à déclarer : 1 200 + 95 = 1 295 € ;
• cotisations : 1 295 × 25,6 % = 331,52 €.

Pour l'impôt sur le revenu, Marc ne déduit pas le billet : c'est l'abattement forfaitaire de 34 % qui tient compte de ses frais. Exemple fictif.

Pour estimer vos cotisations sur d'autres montants, utilisez notre simulateur de cotisations URSSAF.

Et la TVA ?

• Vous êtes en franchise en base de TVA : vous facturez sans TVA, débours compris. Le débours est refacturé pour le montant payé au fournisseur, TVA du fournisseur incluse le cas échéant, puisque c'est ce que vous avez réellement avancé.
• Vous facturez la TVA (après un dépassement du seuil) : votre prestation est soumise à la TVA, mais pas les débours, qui sont exclus de la base d'imposition. Indiquez-les hors du total soumis à TVA, par exemple avec la mention « Débours, non soumis à TVA ». Comme la facture du fournisseur est au nom du client, vous ne pouvez pas déduire la TVA qui y figure.

Le remboursement d'un frais refacturé, lui, suit le régime de votre prestation : si vous êtes redevable de la TVA, il est soumis à la TVA comme le reste de votre prix (voir facturer avec TVA).

Les erreurs fréquentes

• Appeler « débours » tous les frais refacturés → chiffre d'affaires sous-déclaré, rappel de cotisations en cas de contrôle → réserver ce terme aux dépenses engagées au nom du client.
• Arrondir ou majorer le débours (frais de gestion, marge) → la somme entière redevient une recette → refacturer le montant exact du justificatif, et facturer votre temps à part.
• Accepter une facture fournisseur à votre nom → impossible de prouver que vous agissiez pour le client → transmettre les coordonnées du client au fournisseur avant la commande.
• Engager la dépense sans accord préalable → pas de mandat → faire valider la dépense dans le devis ou par écrit.
• Égarer le justificatif → débours impossible à prouver → joindre une copie à la facture et garder l'original.