Quels justificatifs conserver et pendant combien de temps ?
La durée légale de conservation selon le type de document, papier ou numérique.
La règle des 10 ans
L'article L123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné. Cette règle s'applique à toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs, malgré la simplicité apparente de leur comptabilité.
Les documents concernés
Sont visés : vos factures émises et reçues, votre livre des recettes, votre registre des achats le cas échéant, vos relevés bancaires du compte dédié, vos contrats avec clients ou fournisseurs, et tout justificatif de dépense professionnelle déductible si vous avez opté pour le versement libératoire.
Papier ou numérique : ce qui est accepté
La conservation numérique est parfaitement acceptée, à condition de garantir l'intégrité et la lisibilité du document sur toute la durée de conservation (format PDF non modifiable, sauvegarde régulière, idéalement sur au moins deux supports différents). De nombreux micro-entrepreneurs scannent systématiquement leurs justificatifs papier pour éviter tout risque de perte.
Ce qui arrive en cas de contrôle sans justificatif
L'absence de justificatif lors d'un contrôle URSSAF ou fiscal peut entraîner une remise en cause des montants déclarés et, dans les cas les plus défavorables, une taxation d'office sur une base estimée par l'administration plutôt que sur vos chiffres réels. Une organisation simple mais rigoureuse dès le premier jour évite ce risque.